Chi lavora oltre l’orario previsto può avere diritto alla relativa retribuzione e alle maggiorazioni stabilite dalla legge o dal contratto collettivo applicato. Quando però le ore aggiuntive non vengono riconosciute dal datore di lavoro, la questione può diventare soprattutto probatoria.

Il lavoratore che intende ottenere il pagamento degli straordinari arretrati deve infatti riuscire a dimostrare in modo sufficientemente preciso quando e quanto ha lavorato oltre l’orario ordinario. Non è sempre sufficiente affermare di essersi trattenuti in azienda più a lungo: servono elementi concreti che consentano di ricostruire l’effettiva prestazione.

Straordinari: cosa deve dimostrare il lavoratore

In base alla regola generale sull’onere della prova, chi fa valere un diritto deve dimostrare i fatti che ne costituiscono il fondamento.

Nel caso del lavoro straordinario, questo significa fornire elementi utili a ricostruire le giornate interessate, l’orario effettivamente svolto e la durata delle ore aggiuntive.

Una richiesta formulata in termini generici può quindi incontrare difficoltà in giudizio. Quanto più dettagliata è la ricostruzione dell’attività lavorativa, tanto più semplice diventa per il giudice confrontarla con la documentazione disponibile.

Non basta un prospetto generico delle ore

La giurisprudenza della Cassazione ha più volte evidenziato l’importanza della specificità della prova.

Quando il lavoratore chiede di dimostrare gli straordinari attraverso testimonianze, i capitoli di prova devono riguardare circostanze concrete e verificabili. Un semplice riepilogo complessivo delle ore asseritamente lavorate può non essere sufficiente se non consente di individuare con precisione come si sia articolata la prestazione nelle singole giornate.

Il problema è particolarmente evidente quando al testimone viene sostanzialmente chiesto di ricostruire o valutare un monte ore complessivo, anziché riferire fatti che abbia direttamente percepito.

Anche l’eventuale possibilità per il giudice di disporre ulteriori mezzi istruttori non significa che il lavoratore possa fare affidamento sulla loro acquisizione automatica: l’utilizzo di poteri istruttori d’ufficio rientra nella valutazione del giudice.

Quali documenti possono essere utili

La prova degli straordinari può derivare da una pluralità di elementi.

Tra quelli che possono assumere rilievo rientrano:

• registrazioni delle entrate e delle uscite;

• badge aziendale;

• fogli presenza;

• turni di lavoro;

• registri interni;

• ordini di servizio;

• email inviate o ricevute fuori dal normale orario;

• messaggi di lavoro;

• documentazione relativa alle attività svolte;

• comunicazioni aziendali che dimostrino la necessità di lavorare oltre l’orario ordinario.

Anche gli elementi indiretti possono contribuire alla ricostruzione dei fatti. Un’email inviata dal sistema aziendale in tarda serata, ad esempio, può rappresentare un indizio utile, ma il suo significato deve essere valutato insieme agli altri elementi disponibili.

Particolare importanza può avere la documentazione proveniente direttamente dal datore di lavoro, soprattutto quando consente di ricostruire in maniera oggettiva la presenza e l’attività svolta.

Il badge non dimostra automaticamente tutte le ore lavorate

Un errore da evitare consiste nel considerare la timbratura come una prova assoluta della durata della prestazione.

L’orario registrato all’ingresso e all’uscita indica la permanenza rilevata dal sistema, ma non necessariamente coincide in ogni caso con il tempo di lavoro effettivo.

Devono essere considerate, ad esempio, le pause e le interruzioni previste nell’organizzazione concreta dell’attività.

Per questo motivo le registrazioni elettroniche delle presenze devono essere valutate insieme agli altri elementi acquisiti nel corso della controversia.

Per gli autotrasportatori possono essere decisivi i cronotachigrafi

Una situazione particolare riguarda il settore dell’autotrasporto, nel quale i dati registrati dai cronotachigrafi possono fornire informazioni oggettive sui tempi di guida e sulle attività svolte.

Questi dati possono quindi assumere un peso significativo nella ricostruzione dell’orario di lavoro, soprattutto quando vengono affiancati da altre prove, come le testimonianze.

Anche in questo caso, tuttavia, la documentazione deve essere valutata nel suo complesso. Eventuali contestazioni relative ai dati registrati devono inoltre essere formulate con modalità adeguate e tempestive.

Serve necessariamente un’autorizzazione scritta?

Un altro aspetto importante riguarda l’autorizzazione allo svolgimento dello straordinario.

Non in tutti i casi è indispensabile un documento scritto che autorizzi espressamente ogni singola ora aggiuntiva. La valutazione può dipendere dalle modalità con cui il lavoro viene organizzato e dalla condotta del datore.

In particolare, la giurisprudenza ha riconosciuto rilevanza anche a situazioni nelle quali lo svolgimento dell’attività oltre l’orario ordinario risulti conosciuto, richiesto o comunque compatibile con l’organizzazione predisposta dal datore di lavoro.

La questione assume caratteristiche specifiche nel pubblico impiego, dove entrano in gioco anche le regole sull’organizzazione del servizio, sulla spesa e sulla gestione delle prestazioni aggiuntive.

Non è quindi corretto sostenere in termini generali che, in assenza di una preventiva autorizzazione scritta, lo straordinario non possa mai essere riconosciuto.

Anche le regole europee incidono sulla rilevazione dell’orario

La materia della registrazione dell’orario di lavoro è stata oggetto anche di interventi della Corte di giustizia dell’Unione europea.

Il principio affermato a livello europeo muove dalla necessità di disporre di strumenti che consentano una rilevazione oggettiva e affidabile della durata della prestazione lavorativa.

La disponibilità di sistemi adeguati di registrazione dell’orario assume particolare importanza anche perché il datore di lavoro si trova normalmente in una posizione privilegiata rispetto al dipendente nella conservazione e gestione dei dati relativi alla presenza.

La busta paga non dimostra sempre il pagamento dello straordinario

Un’ulteriore questione riguarda le buste paga.

La semplice consegna del cedolino non equivale necessariamente alla prova che tutte le somme indicate siano state effettivamente corrisposte. Occorre distinguere, infatti, tra una sottoscrizione apposta per attestare la ricezione del documento e una dichiarazione che abbia invece il significato di quietanza del pagamento.

Anche per questo motivo, quando esiste una controversia sulle somme effettivamente versate, è importante esaminare la documentazione nel suo complesso e non basarsi esclusivamente sulla presenza della firma sul cedolino.

Quanto tempo c’è per chiedere gli straordinari arretrati?

Per i crediti derivanti dal rapporto di lavoro entra in gioco anche il tema della prescrizione.

In linea generale, i crediti retributivi sono soggetti a un termine di prescrizione quinquennale, ma l’individuazione del momento esatto dal quale il termine comincia a decorrere può dipendere dalle caratteristiche concrete del rapporto di lavoro e dalla sua stabilità.

Per questo motivo, prima di considerare definitivamente perse le somme relative a periodi risalenti nel tempo, è necessario verificare la situazione specifica del rapporto e gli eventuali atti che possano avere inciso sulla prescrizione.

Come prepararsi se gli straordinari non vengono pagati

Chi ritiene di avere svolto ore aggiuntive non retribuite dovrebbe innanzitutto raccogliere tutta la documentazione disponibile e ricostruire, per quanto possibile, le singole giornate interessate.

È utile conservare:

• contratti e accordi sull’orario di lavoro;

• prospetti delle presenze;

• timbrature;

• turni;

• email e comunicazioni di servizio;

• messaggi relativi all’attività lavorativa;

• ordini o disposizioni del datore;

• buste paga;

• eventuali documenti relativi al pagamento delle retribuzioni.

La ricostruzione dovrebbe essere il più possibile precisa: indicare soltanto un numero complessivo di ore arretrate è generalmente meno utile che poter collegare le ore contestate a specifiche giornate, orari e attività.

In una controversia sugli straordinari, dunque, la documentazione può fare la differenza. Non basta affermare di aver lavorato oltre il normale orario: occorre fornire elementi concreti che permettano di ricostruire la prestazione e di verificare il credito richiesto.

Noemi De Noia