Messaggi, note vocali e screenshot conservati su smartphone e computer possono contribuire a dimostrare operazioni non dichiarate o accordi commerciali non registrati. La loro utilizzabilità dipende, però, dall’autenticità, dall’attendibilità e dalle modalità con cui vengono acquisiti.

Le conversazioni private possono assumere un ruolo importante anche nelle verifiche fiscali. In determinate circostanze, infatti, i messaggi scambiati attraverso WhatsApp possono essere utilizzati per ricostruire rapporti economici, individuare ricavi non dichiarati o verificare l’esistenza di accordi commerciali che non trovano riscontro nella contabilità ufficiale.

La questione riguarda soprattutto i casi in cui la Guardia di Finanza o gli altri organi competenti acquisiscono legittimamente dati presenti su telefoni cellulari, computer o altri dispositivi informatici. Le conversazioni, insieme agli eventuali documenti digitali e alle note vocali, possono fornire elementi utili per individuare operazioni non registrate, pagamenti non contabilizzati, rapporti di lavoro irregolari o possibili condotte finalizzate a sottrarre imponibili al Fisco.

Questo non significa, tuttavia, che gli investigatori possano accedere liberamente a qualsiasi conversazione privata o che ogni screenshot costituisca automaticamente una prova sufficiente per giustificare un accertamento. L’acquisizione dei dati deve rispettare le regole applicabili e il materiale raccolto deve essere valutato in relazione al caso concreto.

Perché i messaggi WhatsApp possono essere utilizzati come prova

Un riferimento significativo è rappresentato dall’ordinanza n. 1254/2025 della Corte di Cassazione, che si inserisce nel più ampio orientamento giurisprudenziale relativo al valore probatorio delle comunicazioni digitali.

La vicenda esaminata riguardava una controversia civile tra un cliente e una ditta di serramenti. Il Tribunale di Pavia aveva emesso un decreto ingiuntivo per il pagamento di 28.050 euro. Il destinatario del provvedimento aveva contestato la somma richiesta, sostenendo che il prezzo concordato fosse inferiore e che il debito fosse già stato saldato.

La Corte d’Appello di Milano aveva invece ricostruito l’accordo economico anche sulla base di un messaggio WhatsApp del 30 agosto 2018, nel quale il cliente confermava per iscritto l’importo dovuto, pari a 25.500 euro. La controversia era quindi arrivata davanti alla Suprema Corte, che ha respinto il ricorso.

La pronuncia richiama un principio già affermato dalle Sezioni Unite della Cassazione con la sentenza n. 11197/2023: i messaggi WhatsApp e gli SMS conservati nella memoria di un telefono cellulare possono essere utilizzati come prove documentali e acquisiti anche mediante riproduzioni fotografiche, come gli screenshot, purché sia possibile verificarne la provenienza e l’attendibilità.

Il principio si fonda sull’articolo 2712 del Codice civile, relativo alle riproduzioni meccaniche e informatiche. In base a tale disposizione, queste rappresentazioni possono fare piena prova dei fatti e delle cose rappresentate quando la parte contro cui vengono prodotte non ne disconosce la conformità.

È importante, però, distinguere questa efficacia probatoria da quella riconosciuta alla scrittura privata dall’articolo 2702 del Codice civile. I messaggi elettronici non sono automaticamente equiparabili a un documento sottoscritto con firma privata: il loro valore deve essere valutato secondo le regole applicabili e tenendo conto delle contestazioni eventualmente sollevate.

La vicenda della chat tra i magistrati di Spoleto

La decisione delle Sezioni Unite n. 11197/2023 riguardava un procedimento disciplinare nei confronti di un magistrato del Tribunale di Spoleto.

Al centro della vicenda vi erano alcuni messaggi scambiati in una chat tra magistrati dell’ufficio giudiziario, nei quali sarebbero stati espressi commenti sarcastici e denigratori sull’operato di alcuni colleghi.

La questione sottoposta alla Cassazione riguardava la possibilità di utilizzare quelle conversazioni nel procedimento disciplinare, anche se il telefono sul quale erano originariamente conservate non era stato acquisito.

Le Sezioni Unite hanno richiamato l’orientamento già consolidato in ambito penale, secondo il quale i messaggi WhatsApp e gli SMS presenti nella memoria di un dispositivo elettronico hanno natura documentale ai sensi dell’articolo 234 del Codice di procedura penale.

Di conseguenza, possono essere acquisiti mediante riproduzione fotografica, senza che trovino automaticamente applicazione la disciplina delle intercettazioni o quella relativa al sequestro di corrispondenza prevista dall’articolo 254 del Codice di procedura penale.

Nel caso specifico, l’assenza del dispositivo originale non è stata considerata sufficiente a escludere l’utilizzabilità dei messaggi. La loro provenienza poteva essere verificata anche attraverso le copie ricevute dagli altri partecipanti alla conversazione e la documentazione contenuta nelle relazioni ufficiali del Procuratore della Repubblica e del Presidente del Tribunale.

La decisione evidenzia quindi un aspetto rilevante: per valutare una conversazione digitale non è sempre indispensabile disporre del telefono sul quale è stata originariamente scritta, purché esistano elementi adeguati a verificarne l’autenticità e l’affidabilità.

Screenshot WhatsApp: quando la trascrizione non è sufficiente

La possibilità di utilizzare le conversazioni digitali come prova non elimina la necessità di verificarne la provenienza e la corrispondenza con il contenuto originale.

Su questo punto è intervenuta anche la Cassazione penale con la sentenza n. 49016/2017, relativa a una conversazione WhatsApp tra un imputato accusato di atti persecutori e la persona offesa.

In quella circostanza, la Corte ha ritenuto corretta la decisione della Corte d’Appello di Caltanissetta di non acquisire la sola trascrizione della conversazione.

I giudici hanno chiarito che l’utilizzabilità della prova è subordinata all’acquisizione del supporto telematico o figurativo contenente la registrazione. La trascrizione, infatti, svolge una funzione meramente riproduttiva del contenuto della prova documentale principale.

In altri termini, riportare per iscritto una conversazione non equivale necessariamente a dimostrare che quei messaggi siano autentici e corrispondano a quelli effettivamente scambiati. È necessario poter verificare il materiale da cui la trascrizione deriva, secondo le regole applicabili al procedimento.

Questo orientamento evidenzia perché la semplice presenza di un testo trascritto non debba essere confusa con una prova automaticamente attendibile. La valutazione dipende anche dalla disponibilità del supporto originale o di riproduzioni idonee e dagli elementi che consentono di ricostruire la provenienza dei messaggi.

Come possono incidere le chat su un accertamento fiscale

I principi elaborati dalla giurisprudenza in materia di prove digitali possono assumere rilievo anche nel contesto tributario, ma occorre distinguere l’ammissibilità di un documento dalla sua concreta capacità di dimostrare un illecito fiscale.

Una conversazione WhatsApp potrebbe, ad esempio, contenere riferimenti a un pagamento non registrato, alla vendita di beni senza emissione della fattura oppure a un accordo economico diverso da quello riportato nei documenti contabili.

In situazioni di questo tipo, i messaggi potrebbero essere valutati insieme a fatture, bonifici, contratti, documenti contabili e altri elementi raccolti nel corso delle verifiche.

La loro presenza, tuttavia, non determina automaticamente l’esistenza di un reddito imponibile non dichiarato. Occorre accertare che il contenuto sia autentico, che il significato della conversazione sia correttamente ricostruito e che gli elementi raccolti siano pertinenti rispetto alla contestazione fiscale.

Analogamente, una chat non comporta di per sé l’emissione di una cartella di pagamento: l’eventuale pretesa tributaria deve derivare da un procedimento conforme alla normativa applicabile.

Il Fisco può leggere tutte le conversazioni private?

La possibilità di utilizzare messaggi digitali come prova non attribuisce all’Agenzia delle Entrate o alla Guardia di Finanza un potere illimitato di accesso alle comunicazioni private.

L’acquisizione e l’esame dei dati devono avvenire nel rispetto delle competenze attribuite agli organi coinvolti e delle garanzie previste dalla legge. La legittimità delle modalità di accesso al dispositivo e di acquisizione delle informazioni deve essere valutata separatamente dalla successiva utilizzabilità dei messaggi.

Anche una conversazione apparentemente significativa deve essere esaminata nel suo contesto: un singolo messaggio, estrapolato dal resto dello scambio, potrebbe non rappresentare correttamente il significato dell’accordo o dell’operazione a cui si riferisce.

Per questo motivo, autenticità, integrità, provenienza e contesto costituiscono elementi centrali nella valutazione della prova digitale.

In conclusione, le conversazioni WhatsApp possono contribuire alla ricostruzione di fatti economicamente rilevanti e, in determinate circostanze, essere utilizzate anche nell’ambito di verifiche fiscali. Non basta però uno screenshot per dimostrare automaticamente un’evasione: occorre verificare la legittimità dell’acquisizione, l’attendibilità del contenuto e la sua effettiva rilevanza ai fini dell’accertamento.