Con la sempre maggiore digitalizzazione, Fattura elettronica, PEC e Firma Digitale sono tre strumenti divenuti, nel corso degli ultimi anni, parte della quotidianità di imprese e professionisti.

La fatturazione elettronica, obbligatoria dal 2015 nei rapporti con la Pubblica Amministrazione e dal 2019 per i rapporti tra privati, ha contribuito a velocizzare e snellire la gestione organizzativa della vita d’impresa, ed è indubbiamente una delle innovazioni del Fisco digitale maggiormente apprezzate dai titolari di partita IVA.

La digitalizzazione diventa sinonimo di semplificazione, anche per quel che riguarda la PEC e la Firma Digitale.

La PEC, Posta Elettronica Certificata, è ormai essenziale non solo per imprese e professionisti, ma anche per i cittadini.
Sostituisce a tutti gli effetti la raccomandata A\R, in quanto assume validità legale ed utilizza elevati standard di sicurezza. Dotarsi di una PEC è inoltre particolarmente conveniente in quando il costo di attivazione di una PEC è di pochi euro per un abbonamento annuale che permette di inviare e ricevere un numero illimitato di comunicazioni certificate.

Le stesse considerazioni valgono per la Firma Digitale, strumento che sostituisce la firma autografa su carta e che, oltre ad assumere validità legale, garantisce l’autenticità del sottoscrittore e dei documenti sottoscritti.

Soffermiamoci quindi nel dettaglio su fatturazione elettronica, PEC e Firma Digitale, per valutarne i vantaggi e vedere come ottenerle con Aruba.

Partiamo dalla definizione: la fattura elettronica è un documento informatico, in formato XML (eXtensible Markup Language) e che viene trasmesso al Sistema di Interscambio (SdI) e da questo poi inviato in automatico al soggetto ricevente.

Soltanto dopo l’invio e la convalida del SdI la fattura elettronica potrà definirsi ufficiale.

La fattura elettronica ha consentito e consente di ottenere una molteplicità di vantaggi amministrativi e fiscali.

Dal punto di vista amministrativo essa consente di:

• velocizzare i processi aziendali e ridurre i tempi delle attività amministrative e conseguentemente i relativi costi;
• ottimizzare il sistema di archiviazione, finalmente basato sul digitale e non sulla carta.

Dal punto di vista fiscale, invece, la fattura elettronica consente di:

• esonerare i contribuenti dalla tenuta dei registri IVA;
• ridurre di due anni i termini di accertamento fiscale per tutti i contribuenti titolari di partita IVA che emettono fatture elettroniche, ricevendo ed eseguendo pagamenti in modalità tracciata per importi superiori ai 500,00 euro;
• diverse altre semplificazioni in tema di emissione, registrazione, conservazione e annotazione delle fatture.

La gestione della fattura elettronica con Aruba è semplice, completa e conveniente.

Il servizio di fatturazione elettronica di Aruba include infatti 1GB di spazio per i documenti fiscali (in termini pratici ciò significa gestire fino a 100.000 fatture!). È comunque possibile richiedere un’estensione di questo spazio.

I servizi disponibili sono davvero tanti e consentono una gestione davvero semplice e veloce di tutte le attività connesse alla fattura elettronica ovvero:

• creazione, invio e ricezione di fatture;
• gestione tramite app;
• gestione dello stato contabile delle fatture;
• conservazione a norma di fatture e notifiche;
• import anagrafiche e fatture già transitate da SdI e ricevute con altri sistemi;
• collaborazione in tempo reale con il commercialista;
• ricerca automatica nel Registro delle imprese per inserire i dati in fattura.

La PEC (Posta Elettronica Certificata) è una casella mail a tutti gli effetti, con la fondamentale differenza che nel caso della posta elettronica certificata la comunicazione ha valore legale, come se fosse una raccomandata con ricevuta di ritorno.

Quali soggetti intervengono nel processo di creazione, invio e ricezione di una PEC e quali sono le relative fasi?

Si tratta ovviamente di diversi attori, tutti fondamentali per garantire che la comunicazione sia valida ed efficace:

• il mittente della comunicazione, che materialmente scrive la mail ed eventualmente carica gli allegati, se necessario (a questo proposito è bene sottolineare che il testo del messaggio ha valore legale, mentre gli allegati sono validi legalmente solo se firmati digitalmente);
• il gestore della casella PEC di cui il mittente è intestatario, che impacchetta il messaggio preparato dal mittente;
• il destinatario della comunicazione, il quale a sua volta deve appoggiarsi ad un gestore di posta elettronica certificata;
• il gestore della casella di posta elettronica certificata intestata al destinatario.

Sia il mittente che il destinatario possono essere soggetti privati o pubblici, imprese, enti, associazioni.
Quali sono invece le fasi del processo di trasmissione di una PEC?

Il gestore del servizio, dopo l’invio, rilascia al mittente una ricevuta, vera e propria prova legale dell’avvenuta spedizione del messaggio e degli eventuali allegati. Al mittente è inoltre inviata una ricevuta di avvenuta consegna da parte del gestore della casella PEC del destinatario.

Le ricevute dei gestori del servizio di posta elettronica certificata attestano, a seconda delle circostanze, che il messaggio:

• È stato spedito;
• È (o non è) stato consegnato;
• Non è stato alterato.

Gli avvisi inviati dal soggetto gestore riportano, inoltre, un riferimento temporale, che certifica data e ora delle operazioni. Inoltre, il gestore invia avvisi nel caso di errore in una delle fasi del processo (accettazione, invio, consegna), di modo da dare certezza al mittente dell’avvenuta spedizione del messaggio.

La sicurezza e l’affidabilità della PEC sono garantite anche dalla conservazione delle ricevute da parte del gestore del servizio, per un totale di 30 mesi. Sarà così possibile richiederne la riproduzione nel caso di smarrimento.

Si ricorda infine che la PEC è obbligatoria per i titolari di partita IVA ed è indispensabile per attivare il domicilio digitale, obbligatorio per imprese e professionisti dallo scorso 1° ottobre 2020.